Menu

Συνάρτηση vlookup. Η πιο χρήσιμη και πολύτιμη συνάρτηση του Excel

Συνάρτηση vlookup. Η πιο χρήσιμη και πολύτιμη συνάρτηση του Excel

 

Συνάρτηση VLOOKUP. Σίγουρα πρόκειται για την πιο χρήσιμη συνάρτηση του excel. Είναι εύκολη και δεν απαιτούνται ιδιαίτερες επιστημονικές γνώσεις για να την χρησιμοποιήσετε. Στην παρούσα ανάρτηση θα δούμε τι κάνει η Vlookup και πώς μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε.

Με πολύ απλά λόγια: Η VLOOKUPσυγκρίνει 2 στήλες με τιμές και σε μία τρίτη στήλη μπορείτε να βάλετε το αποτέλεσμα της σύγκρισης.

Αναλυτικότερα: Η συνάρτηση Vlookup αναζητά μια τιμή στην πρώτη στήλη ενός φύλλου εργασίας και επιστρέφει μια τιμή σε μια άλλη στήλη του ίδιου ή διαφορετικού φύλλου εργασίας, αναλόγως με τα αποτελέσματα της αναζήτησης.

Η συνάρτηση Vlookup παίρνει 4 ορίσματα και έχει την παρακάτω σύνταξη – μορφή:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

Lookup_value: Η τιμή την οποία αναζητάτε. Μπορεί να είναι είτε αριθμός, είτε αλφαριθμητικό (δηλαδή κείμενο).

Table_array: Eίναι η περιοχή του φύλλου εργασίας στην οποία γίνεται η αναζήτηση της τιμής που ορίσατε στο πεδίο lookup_value.

Col_index_number: Είναι ο αριθμός της στήλης της περιοχής του φύλλου εργασίας στην οποία γίνεται η αναζήτηση. (την περιοχή του φύλλου εργασίας την ορίσατε στο πεδίο table_array).

Range_lookup:  Μια λογική τιμή που καθορίζει εάν η συνάρτηση VLOOKUP θα αναζητήσει ακριβή ή κατά προσέγγιση αντιστοιχία τιμών. Είτε θα είναι TRUEείτε θα είναι FALSE.

Εάν είναι TRUE ή παραλείπεται, επιστρέφεται ακριβής ή κατά προσέγγιση αντιστοιχία. Εάν δεν βρεθεί ακριβής αντιστοιχία, επιστρέφεται η αμέσως μεγαλύτερη τιμή που είναι μικρότερη από την τιμή lookup_value

Εάν είναι FALSE, η συνάρτηση VLOOKUP θα βρει μόνο μια ακριβή αντιστοιχία. Στην περίπτωση αυτή, οι τιμές στην πρώτη στήλη του table_array δεν χρειάζεται να ταξινομηθούν. Εάν υπάρχουν δύο ή περισσότερες τιμές στην πρώτη στήλη του table_array που αντιστοιχούν στο lookup_value, χρησιμοποιείται η τιμή που βρέθηκε πρώτη. Εάν δεν βρεθεί ακριβής αντιστοιχία, επιστρέφεται η τιμή σφάλματος #Δ/Υ.

Στις περισσότερες περιπτώσεις θα σας ενδιαφέρει η τιμή να είναι FALSEγιατί θα ψάχνετε ακριβή αντιστοιχία. Εάν η τιμή δεν υπάρχει θα επιστρέφεται η τιμή σφάλματος #Δ/Υ.

Ας δούμε ένα παράδειγμα:

Ας υποθέσουμε ότι σε ένα φύλλο εργασίας έχουμε μία στήλη με πόλεις (Στήλη A– ΠΟΛΕΙΣ 1) και άλλη μία στήλη πάλι με πόλεις (Στήλη Β – ΠΟΛΕΙΣ 2). Θέλουμε να συγκρίνουμε τις δύο στήλες και σε μία Τρίτη στήλη (Στήλη C) να δούμε ποια πόλη από τη στήλη Β δεν υπάρχει στην στήλη Α.

vl1

Προφανώς δεν ψάχνουμε ένα ένα τα πεδία των στηλών. Η VLOOKUPείναι εδώ ώστε με πολύ εύκολο τρόπο να συγκρίνουμε τις δύο στήλες.

  • 1. Τοποθετούμε τον κέρσορα στο κελί C2

Εκεί θέλουμε να εμφανίσουμε το αποτέλεσμα της VLOOKUP

  • 2. Πατάμε fx εισαγωγή συνάρτησης

vl2

  • 3. Επιλέγουμε από τη λίστα των συναρτήσεων την VLOOKUP

vl3

HVLOOKUPανήκει στην κατηγορία συναρτήσεων που είναι σχετικές με ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ και ΑΝΑΦΟΡΑ.

  • 4. Πατώντας το ΟΚ, εμφανίζεται το πλαίσιο με τα 4 ορίσματα της VLOOKUP

vl4

  • 5. Ο κέρσορας ήδη αναβοσβήνει στο όρισμα lookup_value. Δεν γράφουμε κάτι, αλλά πάμε με το ποντίκι και πατάμε αριστερό κλικ στο κελί B2. Πρόκειται – όπως είδαμε παραπάνω – για την τιμή που αναζητούμε.

vl5

  • 6. Κάνουμε αριστερό κλικ, στο δεύτερο όρισμα του παραθύρου, στο Table_array. Ο κέρσορας αρχίζει να αναβοσβήνει μέσα στο όρισμα αυτό, οπότε μπορούμε πλέον να επιλέξουμε την περιοχή του φύλλου εργασίας στην οποία γίνεται η αναζήτηση. Η περιοχή αυτή είναι όλη η στήλη A (πρώτη στήλη).
  • Επειδή η στήλη μπορεί να εκτείνεται μέχρι χιλιάδες γραμμές κάτω, επιλέγουμε τις 2-3 πρώτες γραμμές, δηλαδή από το κελί A2 μέχρι και το κελί A5, η επιλεγμένη περιοχή αναβοσβήνει, και στην συνέχεια κρατώντας πατημένα ταυτόχρονα τα πλήκτρα CONTROL, SHIFT, (μαζί με αυτά), πατάμε μία φορά το κάτω βελάκι από το πληκτρολόγιο. Το Excelαυτόματα βρίσκει την τελευταία γραμμή της πρώτης στήλης. Οπότε επιλέγονται στην ουσία, όλα τα κελιά της πρώτης στήλης (στήλη Α)

vl6

  • 7. Με tabή με αριστερό κλικ, συνεχίζουμε για το τρίτο όρισμα, το col_index_num. Είναι απλούστατο, πρόκειται για τον αριθμό της στήλης στην οποία γίνεται η αναζήτηση. Η αναζήτηση έγινε στην πρώτη στήλη, άρα συμπληρώνουμε τον αριθμό 1

vl7

  • 8. Πάλι με tabή με αριστερό κλικ, πάμε στο τελευταίο όρισμα.

Επίσης είναι απλούστατο. Θέλουμε ακριβή αντιστοιχία οπότε γράφουμε τη λέξη FALSE.

vl8

9. Στην συνέχεια πατάμε το ΟΚ και βλέπουμε ότι στο κελί C2 έχει γραφτεί η λέξη ΛΑΜΙΑ. Αυτό σημαίνει ότι αναζητήσαμε τα περιεχόμενα του κελιού B2 (πόλη ΛΑΜΙΑ) στην πρώτη στήλη, η ΛΑΜΙΑ βρέθηκε, οπότε στο κελί C2 επιστρέφεται η ίδια λέξη.

vl9

Η συνάρτηση που ουσιαστικά χρησιμοποιήσαμε είναι η παρακάτω:

=VLOOKUP(B2;A2:A78;1;FALSE)

  • 10. Δεν θα επαναλάβουμε το ίδιο για τις επόμενες πόλεις. Από εδώ και πέρα, τα βήματα είναι πολύ πιο γρήγορα. Το μόνο που χρειάζεται είναι να σύρουμε το ποντίκι προς τα κάτω προκειμένου να αντιγραφτεί η συνάρτηση και στα επόμενα κελιά με τη λειτουργία της αυτόματης συμπλήρωσης.

vl10

ΠΡΟΣΟΧΗ όμως: Αν σύρουμε τώρα το ποντίκι, κάθε φορά που θα αλλάζει γραμμή θα αλλάζει και η αναφορά μέσα στα κελιά, με αποτέλεσμα να μετακινείται προς τα κάτω η περιοχή αναζήτησης (Α2:Α78, Α3:Α79, Α4:Α80, κλπ).

Πηγαίνουμε λοιπόν στο πεδίο της συνάρτησης και πριν την γραμμή – στήλη που ξεκινάει η αναζήτηση αλλά και πριν την γραμμή – στήλη από εκεί που τελειώνει, προσθέτουμε το σύμβολο ($) για την εφαρμογή της απόλυτης αναφοράς κελιού. Δηλαδή να μην αλλάζει η περιοχή αναζήτησης, να παραμένει η ίδια από το Α2 έως και το Α78

vl10b

Στην ουσία λοιπόν, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τον πιο κάτω τύπο:

=VLOOKUP(B2;$A$2:$A$78;1;FALSE)

  • 11. Αφού αλλάξουμε την συνάρτηση στο κελί, με την λειτουργία πλέον της αυτόματης συμπλήρωσης, συμπληρώνουμε μέχρι και το κελί C17 και παίρνουμε το αποτέλεσμα που βλέπουμε παρακάτω

vl11

Βλέπουμε λοιπόν, ότι όπου η πόλη της δεύτερης στήλης, υπάρχει στην πρώτη στήλη, δεξιά (στην τρίτη στήλη) εμφανίζεται το όνομα της πόλης.

Όπου η πόλη της δεύτερης στήλης, δεν υπάρχει στην πρώτη στήλη, τότε στην Τρίτη στήλη εμφανίζεται το #Δ/Υ.

Oι πόλεις Πύλος, Καλαμπάκα και Άμφισσα δεν υπήρχαν στην πρώτη στήλη.

Εύκολα μπορούμε να τοποθετήσουμε σε άλλη στήλη του ίδιου ή άλλου φύλλου εργασίας, τις πόλεις που υπήρχαν στην Β στήλη και υπήρχαν και στην Α, ή τις πόλεις που υπήρχαν στην Β στήλη, αλλά δεν υπήρχαν στην Α στήλη.

Αρκεί η C στήλη να ταξινομηθεί. Όλα τα #Δ/Υ θα πάνε είτε στο επάνω, είτε στο κάτω μέρος της ταξινόμησης.

Με το παραπάνω παράδειγμα είδαμε ότι η VLOOKUPπραγματικά μας λύνει τα χέρια και μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε πάρα πολλές περιπτώσεις αναζήτησης και σύγκρισης περιοχών – κελιών, κλπ.

 

Last modified onΠέμπτη, 06 Νοεμβρίου 2014 21:42

Leave a comment

Make sure you enter the (*) required information where indicated. HTML code is not allowed.

back to top

aroma piliou banner

WEB 2.0

Follow Us